業務プロセスの文書化について、2008年度より施行される日本版SOX法(金融商品取引法)において取り上げられ、内部統制のポイントとして、業務プロセスを文書化するということが求められています。
また団塊世代の大量退職に伴う2007年問題に関係して、技術伝承等のための文書化が重要になってきています。
しかしせっかく苦労してドキュメントを作ったとしても、そのマニュアルが活用されなかったり、役に立たないものであっては意味がありません。
マニュアルは、作るだけでは機能しないもの。
またマニュアルを作るための準備、作成、更に、現場にマニュアルをどのように導入するかという手順が最も重要である。
それでは、「使われる」「更新できる」「教えられる」マニュアルをどのように作れば良いのかまた、どのような手順で導入すればよいのか、などの『マニュアル』作成のノウハウ・ドゥハウについて、実際の記載例を豊富に掲載しながら、分かりやすく解説している本を紹介します。
本書：「 使える!活かせる!マニュアルのつくり方」です。
本書は、�蠧�本能率協会コンサルティンクの著により、2006年12月に日本能率協会マネジメントセンター より発行されています。
本書の表紙の下部に以下のことが書かれてあります。
「内部統制は文書化が基本！
- 「計画」「業務の洗い出し」から「業務手順」
「コツのまとめ方」まで、作成手順が詳しくわかる。
- 更新しやすくなる設計方法、現場に浸透させる
ための指導法がわかる。」
本書の「はじめに」で執筆者一同として、本書の特長に関して以下のように強調しています。
「本書は、いわば「マニュアルのマニュアル」です。特に「業務をどの社員でもうまく遂行できるようにする」という目的で書かれる「業務マニュアル」に焦点を絞っています。
つくり方はもちろんのこと、今まであまり触れられることのなかった、使い方、教え方、維持管理の方法まで、最新のマニュアル・マネジメントを一冊にまとめたのが特長です。」
本書は、序章と第1部、第2部から構成されています。
序章では、「マニュアルをよく知ろう」との題で、マニュアルが必要となっている背景、作るより使うことが大切、マニュアルの作成目的（見える、基準、基準の遵守、ベストパフォーマーをつくる）、さらには、良いマニュアルと悪いマニュアルの違い、使いこなせるマニュアル作成のポイントなど概要が解説されています。
第1部が「マニュアルのつくり方・使い方」と題して、
第1章では、「マニュアルのつくり方」として、マニュアルの作成時に留意すべきポイント、事前の準備と進め方、マニュアルの内容とまとめ方を中心にそのポイントを分かりやすく丁寧に解説しています。
第2章では、「マニュアルの使い方と活用方法の教え方」として、業務マニュアルをどう使い込んでいくか、活用のためのインストラクションをどう効果的にするかの手法を解説しています。
第3章では、「マニュアルの維持管理」として、マニュアルの更新をどのようなタイミングで、どのようなルールのもとで、更新をどう管理していくかを重点に解説しています。
第4章では、「「業務別」マニュアルの作成・活用ポイント集」として、事務マニュアルからコンプライアンスマニュアルで9種類の業務マニュアルについて、作成、目次構成、手順書の作成ポイントなどについて解説しています。
第2部が、「さらによいマニュアルをつくるために」と題して、
第5章では、「仕事をもっと理解する」として、業務を理解する、見えるようにする、実態を評価するなどの観点からそのための手法を解説しています。
第6章では、「会社のルールとマニュアル」として、企業を取り巻く環境、内部統制確立の必要性、会社のルールの整備手順をどのように推進するかなどを解説しています。
第7章では、「よりよく理解してもらうための工夫」として、誰もが理解できるマニュアルつくりのアイデア、目標を設定し、テスト、使い勝手のテストなどのステップにより理解レベルを向上させる手法が解説されています。
第8章では、「マニュアルをより有効活用するヒント」として、マニュアルの限界を知った上で「ノウハウ」をマニュアル化したり、コンピュータを活用したりする方法を解説しています。
いずれも構成としては、見開きの1ページで、左側のページでは、最初に3つのポイントを上げ、次にその内容を詳細に解説するという形式になっています。また右側のページでは、その説明を補足するイラストやチャートで視覚的に解説するような形式となっています。
本書は、マニュアルを作る立場の担当者や組織の管理者以外にも、マニュアルを利用する側の社員、さらには、事業の拡大を目指す経営者の方にも、是非、一読を薦めたい内容となっています
具体的！わかりやすい本
なお本書の目次は、以下の内容です。
序章 マニュアルをよく知ろう
第１部 マニュアルのつくり方・使い方
第1章 マニュアルのつくり方
第2章 マニュアルの使い方と活用方法の教え方
第3章 マニュアルの維持管理
第4章 「業務別」マニュアルの作成・活用ポイント集
第2部 さらによいマニュアルをつくるために
第5章 仕事をもっと理解する
第6章 会社のルールとマニュアル
第7章 よりよく理解してもらうための工夫
第8章 マニュアルをより有効活用するヒン
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- 2007年01月31日
- 内部統制,日本版ＳＯＸ法 | ビジネス、自己啓発、スキルアップ
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