「文書管理とは、様々な課題を解決し、組織の創造と発展に寄与するツールであり、組織のマネジメントにとっては、必須の考え方である。」
というのは、本書の筆者(現在、電子ファイリングを中心としたコンサルテーション業務に従事されている）の「まえがき」での言葉。
文書管理・記録管理というのは、マネジメントの基本かと思いますが、筆者もまえがきでそのように述べていますが、意外にもそのようなテーマの書籍は、これまでに少なかったように思います。
<<ポイント>>
文書管理・記録管理のユニークな入門書
「文書管理・記録管理」について、事業継承にとって文書管理の必要性と有効性（すなわち、「ISOマネジメントでの文書管理」、「リスク対策としての文書管理」、「内部統制における文書管理」、「事業継承としての文書管理」は、どうあるべきか…など）という点にはじまり、そしてファイリングの基礎知識と基本的な考え方、また、デジタル時代のファイリング、更には保有している過去の宝の山である文書をどのように再利用するかなど「文書管理・記録の管理」の基礎から応用、デジタル時代での対応までを詳しく解説している本を紹介します。
著者20年余にわたる文書管理・記録管理の経験に基づき、文書管理とは様々な課題を解決し、組織の創造と発展に寄与するツールであり、組織のマネジメントにとっては必須との考え方に基づいて、ファイリングシステムの実践から、直面する問題への対応について、基礎から応用まで、さらにデジタル時代への対応までのノウハウを実践的に解き明かしています。
本書：「文書管理・記録管理入門」です。
「ファイリングからISOマネジメントまで」との副題が付いています。
本書は、著者：城下 直之 氏にて、2008年9月に日外アソシエーツより、「日外選書Fontana」の一冊として発行されています。
<<本書のエッセンスの一部>>
本書の帯には、以下のように書かれています。
-----超実践的文書管理入門書！-----
著者20年余にわたるファイリングシステムの実践から、直面する問題を解き明かす。基礎から応用まで、さらにデジタル時代への対応までを詳述。
大学や、講習会などのテキストにも最適。「ISO マネジメントシステムでは、文書化し記録を残すことが求められている。また、PL 法は勿論のこと様々なトラブルが発生すると情報公開が求められる。また、多く発生している情報漏えい事件では情報管理についてどうあるべきか等のリスク対策が要求されている。（略）
総じて文書管理とは、様々な課題を解決し、組織の創造と発展に寄与するツールであり、組織のマネジメントにとっては必須の考え方である。その一端でもご理解いただけたら、著者として望外の幸せである。」（まえがき、より）
本書の概要をざっと紹介します。
本書は、13章から成りますが、それを4講に区分した構成となっています。
第１講では、「事業継承と有効な文書管理」
として、この講には、第1章から第5章までが含まれています。第1章の『文書管理とは』に始まり、『ISO マネジメントシステムでの文書管理』、『リスク対策と文書管理』、『内部統制は文書管理を求めている』、『事業継承に向けての実践』といった章のタイトルのもと文書管理について論じています。この講では、情報公開、情報漏えい、ハインリッヒの法則、筋論クレーマ、KKDD 法などをキーワードとして取り上げ、今の時代に求められる事業継承にとって文書管理の必要性と有効性との観点について解説しています。
第２講では、「ファイリングの知識と実務、応用」
として、この講には、第6章から第8章までが含まれています。ファイリングに焦点を当て、ファイリングとは何かからはじまり、文書管理における問題点などについて整理した上で、ファイリングツールの選び方かと上手な使い方などを交えて、ファイリングの基礎知識から上手なファイリングの実務について解説しています。さらにファイリングの応用について、5 S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）を徹底的に行うことで職場環境の改善やオフィスワークの効率化（ムリ・ムダ・ムラの排除）の観点から、あるべき姿と効率的な職場環境を構築するための手法や提案を交えて解説しています。
第３講では、「デジタル時代のファイリング」
として、この講には、第9章から第12章までが含まれています。記録情報のデジタル化をテーマにデジタル化の基礎知識とファイリングシステムの構築について解説しています。とくにデジタル化によるメリットとデメリットを整理した上で、それに伴う投資効果を高める観点から、知恵を活用し、より安価で良質なシステムを構築することを設計に関する業務改善の事例など交えて解説し、推奨しています。また「電子メール」について､章を設けて、メールについての管理と注意点について解説しています。
第４講では、「これからの文書管理」
として、第13章で、これからの文書管理について、保存文書の有効活用、デジタル化した電子文書の寿命、コンピュータの有効活用、文書管理が環境に与える影響といった様々な課題や方向性について展望しています。
<<本書で何が学べるか？>>
本書では、文書管理・記録管理をテーマとして、文書管理とは様々な課題を解決し、組織の創造と発展に寄与するツールであり、組織のマネジメントにとっては、必須の考え方であるとの観点から事業継承と文書管理、ファイリングの基礎から応用、さらにデジタル時代への対応までを詳細に解説しています。
多数のイラストや写真などを交えて文書管理・記録管理に関わる筆者が培ってこられたノウハウを実務的に分かり易く解説しています。
ISOマネジメントシステム、設計者のための知識データベース、PL 法、情報漏洩、リスクマネジメント、内部統制、事業継続管理､情報公開…といった幅広い観点からの文書管理・記録管理に関わるニーズ等をうまく取り込んで整合させた文書管理・記録管理を展望しています。
<<まとめ>>
本書は、幅広いビジネスパースンのニーズに応えると思われる文書管理・記録管理の格好の入門書です。
なお本書の目次は、以下の内容です。
第１講 事業継承と有効な文書管理
第1章 文書管理とは
第2章 ISO マネジメントシステムでの文書管理
第3章 リスク対策と文書管理
第4章 内部統制は文書管理を求めている
第5章 事業継承に向けての実践
第２講 ファイリングの知識と実務、応用
第6章 ファイリング、とは何か
第7章 ファイリングの基礎知識と実務
第8章 ファイリングの応用
第３講 デジタル時代のファイリング
第9章 記録情報をデジタル化する
第10章 デジタル化ファイルの構築方法
第11章 デジタルファイルの事例と応用
第12章 メール管理の方法と実践
第４講 これからの文書管理
第13章 これからの文書管理の課題と方向
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