仕事はA4一枚でまとめなさい

「A4一枚に書類をまとめる」というやり方は、私自身もかって指導頂いた海軍兵学校出身の上司から徹底されたことを思い出します。

矢矧晴一郎氏もこの方法を実践されてきたことは、知りませんでした。

「仕事の書類をA4一枚にまとめる」ということをテーマにした本書の『書類のノウハウは、仕事そのもの』と題した「はじめに」でA4一枚に仕事をまとめることの効果を「1.早い」、「2..易しい」、「3.正確」であることに加え、『あなたを優秀なビジネスパースンとして成長させること』が最大のメリットと説いています。

矢矧氏が経営コンサルタントとしてこの「仕事の書類をA4一枚にまとめる」ことを実践して大きな成果をあげることができたとしています。

コンサルティングの仕事は、企業への企画立案、提案からはじまるが、その際に活躍したのがA4一枚の企画書や提案書だったとし、

その仕事のやり方にであったのは、米国のコンサルティングファームの在籍時で、

実際にアメリカでは、多くの企業やビジネスパースンがこの方法を使って成功をおさめている。

また日本でもこの手法に取り組む人や会社が増えているとしています。

<<ポイント>>

矢矧晴一郎氏が自ら実践し、リファインしてきた「仕事の書類をA4一枚にまとめて成果を生むノウハウ」を説いている本。

本書では、なぜA4一枚なのか？」にはじまり、

A4一枚での仕事のまとめ方、

A4一枚による

「目的を持っての」仕事術
「相手に伝わる」仕事術
「相手が納得する」仕事術
「相手を動かす」仕事術

といった重要な仕事術のツボ：『A4一枚の書類術・仕事術』を説いています。

本書：「仕事はA4一枚でまとめなさい (ポケット版)」です。

本書は、著者：矢矧晴一郎氏にて、2009年7月にあさ出版より発行されています。

本書は、2004年7月の「Ａ４一枚で書類はまとめなさい」の単行本を改題、新書版に再編集されたものになります。

仕事はA4一枚でまとめなさい (ポケット版)

あさ出版

発売日：2009-07-24

発送時期：在庫あり。

ランキング：152203

amazon.co.jpで詳細をみる (Amazy)

<<本書のエッセンスの一部>>

本書の帯ならびに表紙カバーの折り返し部には、以下のように書かれています。

いい書類をつくる技術＝

いい仕事をする技術

A4一枚は　速い！正確！伝わる！ムダがない！うまくいく！

A4一枚でないと遅い…難しい…伝わらない…うまくいかない

書類をA4一枚にまとめて、仕事で結果を出すノウハウを大公開！

言葉の情報量を増やす技術

スピーディーに仕事をするコツ

自分中心の言葉を減らし、相手中心の言葉を増やす理由

仕事の入口と出口のつくり方

相手に伝わり、感動をもたらす仕事の方法

など満載！

本書は、6つの章から構成されています。

ざっと章を追って概要を紹介します。

第1章では、「A4一枚でまとめる理由」
と題して、A4一枚でまとめることがもたらす効果と意味を考察しています。

A4一枚でまとめる目的は、意志決定、決済、許可、承認、却下での「スピード」、コストの節約、利益向上のための「経済性」、ミスやエラーを減らすための「正確性」といった点に加えて、「本業に専念できる時間を増やせ」、「諸時間の節約効果をもたらし」、「個々の社員の能力開発」などの波及効果をもたらすと説いています。

また「多いことは、よいこと」を疑うと、次のステップが見えてくると説き、「一目でわかる仕事」の意味、「悪い書類」の特徴＝「まずい仕事」の特徴、さらに「いい書類」の条件＝「いい仕事」としています。

以下のようないい書類の5つの条件というのを取り上げています。A4一枚がこの要件に合致するとしています。

重要な点が多く書かれている
コンセプトに焦点が当てられている
円滑な流れがある
具体的
相手の立場に立っている

とくに「情報を圧縮する力は、現代のビジネスパーソンに必須の力」のはずと説いています。

第2章では、「A4一枚で仕事をまとめる」
と題して、A4一枚でしごとをまとめる要領・考え方など解説しています。

最初にA4一枚の仕事の設計図をつくるとし、以下の7ステップに基づく方法を説いています。

書類をつくる目的を明確にする
書類の背景を決める
全体の配置を決める
タイトルと見出しを決める
内容の目安をつける
代案を検討する
全体の設計を決定する

「どのような仕事をしたいのかの構成」、「仕事を見直す・ミスを予防する」、「仕事では「私」を少なくして「あなた」を多く」といった点に関して事例を交えて詳解しています。

また相手を入口から出口まで誘導する言葉について、以下の3つの言葉を入れることとその文章への適用の流れを説いています。

決まり文句
キャッチフレーズ
決め文句

第3章から第5章までがそれぞれ

「A4一枚で「目的を持って」仕事をする」（勢いのある仕事をする方法・質の高い仕事をする方法・理性に訴える仕事の方法・感情・感性に訴える仕事の方法・主張・提案をするときの仕事の方法）
「A4一枚で「相手に伝わる」仕事をする」（文字の表現だけで多くのことが伝えられる・読み手が満足する文章とは――一文一文の目的を意識する・印象に残る仕事をするには――写真・イラストで伝える・理解し、予測してもらうには――表・グラフで伝える・一瞬ですべてのことを伝えるには――図で伝える
「A4一枚で「相手が納得する」仕事をする」（仕事を具体的にすれば納得してもらえる。６Ｗ２Ｈを明確に・数字と固有名詞は、仕事の宝石である）

をテーマとして「A4一枚での書類術・仕事術」のノウハウを説いています。

どの内容も具体的でビジネスパースンがすぐに実践して効果があるだろうと実感できるノウハウが説かれています。

第6章では、「A4一枚で「相手を動かす仕事をする」
と題して、相手を動かすための仕事のために重要な考え方など説いています。

書類の水準についての継続的改善の努力が仕事の善循環を生む書類の質を高めるための9段階からなる手順を説いています。

また「仕事の本質・核心をつく方法」/「一枚にあなたのすべてが反映される。だから自分を磨き続けよう」/「相手に感謝、感激、感動をもたらす仕事を」を取り上げ説いています。

さすがに仕事をA4一枚でまとめるとのテーマの本ということで、仕事の基本のエッセンスがぎゅっと圧縮してまとめてあり、実に明快で、「その通りだな！」と強く共感を覚える構成になっています。

またさすがに経営コンサルタントとしての本質部分でいつも筆者がいつも考えて練って実践を積み上げて整理された内容だと実感します。